Οδηγός προς ασφαλιστικές εταιρείες για την ανάθεση εργασιών σε τρίτους

Γιάννης Σεϊτανίδης, 23/1/2023

Του ανταποκριτή μας στην Κύπρο Γιάννη Σεϊτανίδη

--Προς εφαρμογή των όσων ορίζει η οδηγία Φερεγγυότητα II, για την ανάθεση από ασφαλιστικές ή/ και αντασφαλιστικές επιχειρήσεις της εκτέλεσης και διεκπεραίωσης κρίσιμων ή βασικών λειτουργιών ή δραστηριοτήτων ή διαδικασιών σε παρόχους υπηρεσιών εκτός της επιχείρησης (εξωτερική ανάθεση) η Υπηρεσία Ελέγχου Ασφαλιστικών Εταιρειών κυκλοφόρησε σχετικό οδηγό.

Σημειώνεται ότι η κυπριακή νομοθεσία ορίζει ως εξωτερική ανάθεση τη συμφωνία οποιασδήποτε μορφής μεταξύ ενός ασφαλιστή και ενός παρόχου υπηρεσιών, είτε πρόκειται για εποπτευόμενη οντότητα είτε όχι, με την οποία ο εν λόγω πάροχος υπηρεσιών αναλαμβάνει μια διαδικασία, παρέχει μια υπηρεσία ή εκτελεί μια δραστηριότητα, είτε άμεσα είτε με υπεργολαβική ανάθεση, που διαφορετικά θα είχε αναληφθεί από τον ίδιο τον ασφαλιστή.

Οι ασφαλιστικές εταιρίες έχουν υποχρέωση να ενημερώνουν εγκαίρως τον Έφορο Ασφαλιστικών Εταιρειών πριν από την εξωτερική ανάθεση κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών ή δραστηριοτήτων, καθώς και για τυχόν μεταγενέστερες σημαντικές εξελίξεις σε σχέση με τις λειτουργίες ή δραστηριότητες αυτές.

Οι εποπτικές απαιτήσεις για την εξωτερική ανάθεση στοχεύουν να διασφαλίσουν ότι:

-Υπάρχει αποτελεσματική καθημερινή διαχείριση από τα ανώτερα στελέχη ή το διοικητικό συμβούλιο της ασφαλιστικής εταιρείας.

-Υπάρχει αποτελεσματική εποπτεία από το διοικητικό συμβούλιο.

-Υπάρχει μια υγιής πολιτική εξωτερικής ανάθεσης και υπάρχουν υγιείς διαδικασίες εξωτερικής ανάθεσης.

-Οι ασφαλιστικές εταιρείες διαθέτουν ένα αποτελεσματικό και αποδοτικό πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου, που να συμπεριλαμβάνει τις λειτουργίες που ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες.

-Όλοι οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την εξωτερική ανάθεση κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών εντοπίζονται, αξιολογούνται, παρακολουθούνται, διαχειρίζονται, αναφέρονται και, κατά περίπτωση, μετριάζονται.

-Υπάρχουν κατάλληλα σχέδια για την έξοδο από τις ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών, π.χ. με μετάβαση σε άλλο πάροχο υπηρεσιών ή με επανένταξη των κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών που ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες στην επιχείρηση και ο Έφορος Ασφαλιστικών Εταιρειών παραμένει σε θέση να ασκεί αποτελεσματικό έλεγχο τους ασφαλιστικές εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών που έχουν ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Δεν θεωρείται εξωτερική ανάθεση ουσιώδους επιχειρηματικής λειτουργίας, η παροχή στους ασφαλιστές, συμβουλευτικών ή άλλων συναφών υπηρεσιών (π.χ. νομικών). Η πρόσληψη ειδικού συμβούλου, για παράδειγμα, για την παροχή εφάπαξ τεχνικών συμβουλών ή εφάπαξ υποστήριξης για την κανονιστική συμμόρφωση, τον εσωτερικό έλεγχο, τα λογιστικά, τη διαχείριση κινδύνων ή την αναλογιστική λειτουργία του ασφαλιστή δεν συνιστά συνήθως εξωτερική ανάθεση. Ωστόσο, μπορεί να γίνει εξωτερική ανάθεση εάν η ασφαλιστική εταιρεία στη συνέχεια βασιστεί σε αυτόν τον σύμβουλο για τη διαχείριση μιας εσωτερικής λειτουργίας ή υπηρεσίας, π.χ. όταν εγκατασταθεί ή τεθεί σε πλήρη εφαρμογή. Όσο πιο ουσιαστική ή συχνή είναι η συμβουλή ή η υπηρεσία που παρέχεται από τον εξωτερικό πάροχο στον ασφαλιστή, τόσο πιο πιθανό είναι να εμπίπτει στον ορισμό της εξωτερικής ανάθεσης .

Η Υπηρεσία Ελέγχου Ασφαλιστικών Εταιρειών προς εφαρμογή των εποπτικών απαιτήσεων για την εξωτερική ανάθεση ζητεί από τις εταιρείες να έχουν καθορισμένη πολιτική για τον προσδιορισμό των κρίσιμων και σημαντικών λειτουργιών.