Μία από τις βασικές δραστηριότητες του ασφαλιστή είναι η επικοινωνία με υποψήφιους πελάτες προκειμένου να κλείσει ραντεβού, με απώτερο στόχο-σκοπό να προσφέρει με επαγγελματισμό τις υπηρεσίες του και να καλύψει τις ανάγκες τους.

Πολλοί ασφαλιστές αισθάνονται αμήχανα και κινούνται διστακτικά, κατά το στάδιο αυτό, αναλογιζόμενοι το ενδεχόμενο της απόρριψης, φόβος -δικαιολογημένος εν μέρει- τον οποίο οι ψυχολόγοι, συνδέουν με ανάλογα παιδικά μας βιώματα. Η σωστή προετοιμασία, η κατάλληλη οργάνωση, όπως επίσης και η εμπειρία που ήδη έχουμε αποκτήσει στο πεδίο εργασίας μας, τιθασεύουν τον όποιο φόβο, ενισχύουν την αυτοπεποίθηση και διευκολύνουν τη δράση μας.

Σημαντικός παράγοντας για την αποτελεσματική επικοινωνία, από μέρους του ασφαλιστή είναι, εκτός από την ικανότητα επικοινωνίας, τις δεξιότητες στην πώληση, τις δεξιότητες στη συμβουλευτική, να έχει ανεπτυγμένη κυρίως την ενσυναίσθηση, δηλαδή να έχει την ικανότητα «να μπει στην θέση του υποψηφίου πελάτη» και να αντιληφθεί την κατάσταση από την θέση εκείνου.

Πριν πραγματοποιηθεί η απαραίτητη τηλεφωνική επικοινωνία με τον πελάτη και κλειστεί το ραντεβού, βασικό είναι το ερώτημα:

Πώς να κλείνει το ραντεβού ο ασφαλιστής με τον πελάτη;

Ο τρόπος που επιλέγεται για να κλείσει ο ασφαλιστής ραντεβού με τον πελάτη είναι συνήθως η τηλεφωνική επικοινωνία, η οποία δεν είναι μια απλή διαδικασία, αφού χρειάζεται καλό προγραμματισμό και προετοιμασία από μέρους του πρώτου.

Σε περίπτωση που ο ασφαλιστής είναι νέος, δεν έχει την απαιτούμενη εμπειρία, καλό θα είναι να έχει προετοιμάσει κάποιο κείμενο, το οποίο θα έχει μελετήσει εκ των προτέρων, προκειμένου να έχει την άνεση να το εκφέρει, χωρίς να δημιουργείται η εντύπωση ότι διαβάζει έντυπο και παράλληλα να είναι έτοιμος να το αναπροσαρμόσει, στον προφορικό λόγο, με βάση την πορεία της συνομιλίας, κατά την ώρα που αυτή συντελείται. Για το νέο ασφαλιστή ίσως θα ήταν χρήσιμο να κάνει κάποια «πρόβα» επικοινωνίας και πωλήσεων «κατά μόνας», πριν από την όποια τηλεφωνική επικοινωνία.

Η πρώτη τηλεφωνική συνομιλία μας με τον πελάτη δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τα τρία λεπτά. Στο διάστημα αυτό καλόν είναι να προσεγγίσουμε το συνομιλητή έξυπνα και να κεντρίσουμε το ενδιαφέρον του. Παράδειγμα ως προς την κατεύθυνση αυτή αντλούμε από τα δελτία ειδήσεων όπου πριν από την αναλυτική παρουσίαση των γεγονότων, έχουν εστιάσει στα κυριότερα σημεία, προκειμένου να κεντρίσουν το ενδιαφέρον του τηλεθεατή.

Κατά την τηλεφωνική επικοινωνία κρίνεται απαραίτητο το σώμα του ασφαλιστή να δημιουργεί ορθή γωνιά, ώστε να μην πιέζεται το διάφραγμα και η φωνή να βγαίνει αβίαστα. Σε διαφορετική περίπτωση δυσχεραίνεται η συνομιλία, και το ηχόχρωμα της φωνής του ασφαλιστή κάνει δύσπιστο τον πελάτη προκειμένου να δώσει τη συγκατάθεσή του για ένα ραντεβού.

Η τηλεφωνική επικοινωνία θα πρέπει να ξεκινήσει με επίσημο χαιρετισμό, προσαρμοσμένη στην ώρα της ημέρας, καθώς και τις απαραίτητες συστάσεις (ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, φορέας) από μέρους του ασφαλιστή. Ακολούθως θα πρέπει να γίνει μια μικρή παύση. Αφού αναφέρει το όνομα του πελάτη, ρωτά εάν έχει καλέσει σε κατάλληλη στιγμή. Τον ενημερώνει για το σκοπό της τηλεφωνικής κλήσης και με νέα μικρή παύση, διερευνά την προσοχή του συνομιλητή του.

Επειδή το τηλεφώνημα είναι μικρής διάρκειας θα χρειαστεί να κεντρίσει το ενδιαφέρον του πελάτη και να του δημιουργήσει την επιθυμία, ώστε o πελάτης να θέλει να πραγματοποιηθεί μια διά ζώσης, συνάντηση. Πρέπει να αποφύγει να προωθήσει - πουλήσει κάποιο προϊόν από το τηλέφωνο, καθώς στόχος του είναι η συνάντηση. Να επαναλάβει λοιπόν ότι σκοπός της συγκεκριμένης τηλεφωνικής συνομιλίας τους είναι να πραγματοποιήσουν μια συνάντηση ώστε να εξετάσουν από κοινού με τον πελάτη κατά πόσο του είναι χρήσιμες οι υπηρεσίες τους. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να υπογραμμιστεί ότι η ευγένεια που επιδεικνύει ο ασφαλιστής προς τον πελάτη, μια σταθερή φωνή, γεμάτη αυτοπεποίθηση, είναι σύμμαχοί του στην επίτευξη του στόχου. Αντιθέτως, μια τρεμάμενη φωνή, διστακτική, γίνεται εύκολα αντιληπτή από το συνομιλητή και έχει τα τελείως αντίθετα αποτελέσματα.

Ο ασφαλιστής θα πρέπει να αποπνέει σιγουριά, αυτοπεποίθηση και να ζητά να κλείσει ραντεβού με τον άλλο, διότι κινείται ευεργετικά προς τον πελάτη, με τις υπηρεσίες και τα προϊόντα που θα του προτείνει(να ζητά το ραντεβού ως «ευεργέτης και όχι ως επαίτης»). Ο ασφαλιστής δεν είναι επαίτης του πελάτη, όπως π.χ. αποτυπώνεται δραματικά με τον Τομ Κρουζ (αθλητικό ατζέντη) στη γνωστή ταινία "Jerry Maguire", που ξεμένει χωρίς πελάτες. Εάν αντιληφθεί ο συνομιλητής μας ότι «ικετεύουμε» για ένα ραντεβού, θα μας αποφύγει σε κάθε περίπτωση.

Καλόν είναι να προτείνουμε στον πελάτη δυο εναλλακτικές ημέρες και ώρες για συνάντηση, αφήνοντάς τον «φαινομενικά» να επιλέξει. Η επιθυμητή ημέρα και ώρα για τον ασφαλιστή είναι εκείνη που προτείνει ως δεύτερη. Τις περισσότερες φορές εκείνη επιλέγει και ο συνομιλητής μας. Με τον τρόπο αυτό και δημιουργείται η αίσθηση στον πελάτη ότι ο ίδιος δρομολογεί τις εξελίξεις και την ίδια στιγμή ο ασφαλιστής έχει προσαρμόσει τη διά ζώσης συνάντηση σύμφωνα με το πρόγραμμά του.

Όπως σημειώνει ο Αμερικάνος δημοσιογράφος Edward R. Murrow (1908-1965), στη συνομιλία μας με τους άλλους: «θα χρειαστεί να είμαστε πειστικοί και για να είμαστε πειστικοί πρέπει να είμαστε πιστευτοί. Για να είμαστε πιστευτοί πρέπει να είμαστε αξιόπιστοι. Για να είμαστε αξιόπιστοι πρέπει, πάνω από όλα, να είμαστε αληθινοί» και ειλικρινείς ως προς τις προθέσεις και τους στόχους μας.

Σε περίπτωση που ο πελάτης αρνείται να μας συναντήσει, δεν θα πρέπει να προσπαθήσουμε να κάνουμε «διαχείριση αντίρρησης» περισσότερο από 3 φορές, διότι στατιστικά μειώνονται οι πιθανότητες για την επίτευξη ενός ραντεβού. Εξάλλου όπως λέει και ο Πριηνεύς (625-540 π.Χ.), ένας εκ των 7 σοφών της αρχαίας Ελλάδος: «Πείσας λαβέ, μη βιασάμενος», δηλαδή, «να λαμβάνεις με την πειθώ· όχι με το ζόρι, με τη βία».

Να είμαστε πάντοτε ευγενικοί ακόμη κι αν δεν μας κλείσει το ραντεβού ο πελάτης. Σήμερα αρνήθηκε, αλλά ας κρατήσουμε μια πόρτα ανοικτή για το μέλλον, διότι ίσως τότε αλλάξουν τα πράγματα και μας αναζητήσει ο ίδιος.

Για εκείνον τον πελάτη που έκλεισε ραντεβού και πρόκειται να συναντηθούμε «δια ζώσης», τον ευχαριστούμε πριν ολοκληρώσουμε την τηλεφωνική επικοινωνία μας και αναφέρουμε ότι θα τον καλέσουμε το πρωί της συμπεφωνημένης ημέρας συνάντησης για επιβεβαίωση του ραντεβού, επαναλαμβάνοντας παράλληλα την ημέρα και την ώρα.

Κλείνοντας, κρίνεται σκόπιμο να διευκρινιστεί ότι ενδεχομένως τα παραπάνω σημειούμενα να μην αποτελούν τον απόλυτο – αψευδή οδηγό για ένα επιτυχημένο «κλείσιμο ραντεβού» με τον πελάτη, όμως συνιστούν μια καλή αφετηρία, την οποία μπορεί να εξελίξει στην πράξη, σύμφωνα με την εμπειρία και τις δεξιότητές του ο ασφαλιστής. Εξάλλου, όπως σημειώνει ο Άγιος Γρηγόριος ο Θεολόγος (329-390 μ.Χ.): «Πράξις γαρ, επίβασις θεωρίας», δηλαδή, η θεωρία μας αναβιβάζει στην πράξη και «η πράξη είναι η σέλα της θεωρίας».

Καλή επιτυχία

Βιογραφικό σημείωμα

O Δουνδουλάκης Αντώνιος γεννήθηκε στο Ηράκλειο Κρήτης στις 15 Ιανουαρίου του 1977.

Αποφοίτησε από τη Ριζάρειο Εκκλησιαστική Σχολή Αθηνών και σπούδασε Κοινωνική Θεολογία στο Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών.

Από το 2003 ξεκίνησε την επαγγελματική του σταδιοδρομία ως Ασφαλιστικός Διαμεσολαβητής στην Interamerican στο Ηράκλειο Κρήτης έως το Δεκέμβριο του 2010 και από το 2011 έως το Φεβρουάριο του 2014 σε Πρακτορείο Ασφαλειών.

Το Μάρτιο του 2014 μετακόμισε στην Αθήνα όπου συνέχισε την επαγγελματική του σταδιοδρομία σε μεγάλο Πρακτορείο στον Πειραιά, ως Ασφαλιστικός διαμεσολαβητής με κύριο πεδίο εξειδίκευσης και δραστηριοποίησης στον κλάδο ζωής, υγείας, συνταξιοδοτικών και ομαδικών Ασφαλίσεων.

Το Σεπτέμβριο του 2019 λόγω της εμπειρίας και της ενδελεχούς ενασχόλησής του με τον κλάδο των ομαδικών ασφαλίσεων ανέλαβε τη θέση του προϊσταμένου εξυπηρέτησης μεγάλων Πελατών με παράλληλη δραστηριοποίηση στις πωλήσεις και την ανάπτυξη του Πελατολογίου του Πρακτορέιου.

Από το Μάρτιο του 2021 ανέλαβε τα καθήκοντα του Διευθυντή πωλήσεων.

Ο κ. Δουνδουλάκης είναι έγγαμος και πατέρας τριών παιδιών.