Γράφει ο Κώστας Ακριβόπουλος, Σύμβουλος Εκπαίδευσης , Training, Mentoring, Coaching (ILU, FA, MNGM, SOCIOL, PSYCHOL, NLP, MRKTG, AML, Feng Shui, GESTALT, SILVA, MDRT, IKMG, LIMRA, LOMA, GAMA, INNOV, ΛΑΕΚ/ΟΑΕΔ)

“Οργάνωση η μητέρα του σύμπαντος ”

Χρόνος ανεκτίμητος και αναντικατάστατος!

Πώς αξιοποιείτε τα 86.400 καθημερινά δώρα!!!

«Χρόνου Φείδου!» Χείλων ο Λακεδαιμόνιος

Η British Telecom ανέθεσε έρευνα πάνω στις εργασιακές συνήθειες των διευθυντών και στη διαχείριση του χρόνου τους. Τα αποτελέσματα ήταν τραγικά!

- Έρευνα “Time Loss” British Telecom

• 80% Εργάζονται πολλές ώρες/ οικογενειακά προβλήματα
• 78% Αισθάνονται ότι δεν περνούν αρκετό χρόνο με τις οικογένειές τους
• 57% Έχουν τουλάχιστον μια φορά ακυρώσει διακοπές
• 65% Απουσιάζουν από τα γενέθλια μέλους της οικογένειας
• 54% Εργάζονται περισσότερο από 10 ώρες
• 71% Παίρνουν δουλειά στο σπίτι
• 49% Εργάζονται μέσα στο τραίνο / λεωφορείο/ακόμη και οδηγώντας.

Η Διαχείριση του χρόνου αποτελεί σήμερα βασική ικανότητα του αποτελεσματικού management. Ένα αρχαίο δελφικό ρητό μας λέει: «Χρόνου Φείδου», (κάνε οικονομία στο χρόνο σου, να λυπάσαι να ξοδεύεις άσκοπα τον χρόνο σου, να λογαριάζεις τον χρόνο σου). Αυτό σημαίνει ότι ο χρόνος μας χρειάζεται να έχει νόημα και αυτό το δίνει ο καθένας μας, ανάλογα με τον τρόπο σκέψης και ζωής του. Όσο συνειδητοποιούμε τον εαυτό μας, την ύπαρξή μας, οικοδομούμε ταυτότητα και αντιλαμβανόμαστε την σημασία του χρόνου.

Πριν όμως προχωρήσουμε στο σημερινό μας θέμα, ας θυμηθούμε ότι ο χρόνος εκτιμάται διαφορετικά από κάποιους, όπως :

- Για να εκτιμήσετε την αξία

• Ενός χρόνου: ρωτήστε ένα μαθητή που έχασε τη χρονιά του και πρέπει να την επαναλάβει,
• Ενός μήνα: ρωτήστε τη μητέρα που γέννησε πρόωρα και ίσως έχασε το μωρό,
• Μιας εβδομάδας: ρωτήστε τον εκδότη ενός εβδομαδιαίου περιοδικού που τον πρόλαβε άλλος εκδοτικός οίκος και κάλυψε την αγορά,
• Μιας ημέρας: ρωτήστε ένα μεροκαματιάρη που έχει παιδιά να θρέψει και δεν έχει βρει μεροκάματο,
• Μιας ώρας: ρωτήστε τους ερωτευμένους που περιμένουν να συναντηθούν, τους φαίνεται αιώνας,
• Ενός λεπτού: ρωτήστε αυτόν που μόλις έχασε το αεροπλάνο,
• Ενός δευτερολέπτου: ρωτήστε κάποιον που μόλις απέφυγε ένα ατύχημα,
• Ενός δέκατου του δευτερολέπτου: ρωτήστε το δρομέα που πήρε αργυρό στους Ολυμπιακούς, με διαφορά δεκάτου από τον πρώτο με το χρυσό.

Έχουμε επίσης τη θεωρία του Lakien – Davidson

Η θεωρία ισχυρίζεται ότι “Χάνει Χρόνο” …

• Αυτός που αναζητά διαρκώς αναγνώριση,
• Αυτός που διαρκώς παραπονιέται,
• Αυτός που συμπεριφέρεται διαρκώς με θυμό,
• Αυτός που ενεργεί πάντα αυθόρμητα,
• Αυτός που είναι φοβισμένος και αναποφάσιστος,
• Αυτός που είναι αδιάφορος,
• Αυτός που είναι υπέρ-οργανωμένος,
• Αυτός που είναι πάντα κατά φαντασία υπέρ-απασχολημένος,

….μήπως είμαστε ανάμεσα σε αυτές τις ομάδες;

Γιατί να οργανωθούμε;

• Γιατί σχεδόν όλοι οι οργανωμένοι είναι επιτυχημένοι, ενώ σχεδόν όλοι οι αποτυχημένοι, δεν είναι οργανωμένοι!

- Πώς έχετε το γραφείο σας; Σας αρέσει να είναι:

• Όλα κρυμμένα
• Όλα σε ντάνες
• Όλα σε συλλογές (συλλέκτης)
• Όλα σε χάος
• Όλα να φαίνονται
• Όλα σε φακέλους

….μήπως είμαστε ανάμεσα σε αυτές τις ομάδες;

Διαφορές Επαγγελματία με καλή και με κακή οργάνωση

Επαγγελματίας με κακή οργάνωση

1. Η παραγωγή γίνεται σε ακανόνιστα διαστήματα,
2. Έχει μακροχρόνιες συναντήσεις με Πελάτες χωρίς στόχο για παραγωγή, με αποτέλεσμα πολλά έξοδα, χωρίς λόγο,
3. Ψάχνει πάντα να βρει διάφορους νέους πελάτες, ή νέες ειδήσεις, ή νέα αρχή,
4. Έχει μεγάλες περιόδους αναζήτησης Νέων πελατών, στοιχείων, λύσεων,
5. Το βρίσκει δύσκολο να βγει στην αγορά,
6. Έχει μεγάλες περιόδους με χαμηλό ηθικό,
7. Δουλεύει με κακούς προβληματικούς πελάτες, στις περιόδους κάμψης,

Επαγγελματίας με καλή οργάνωση

1. Η παραγωγή είναι σταθερή και επικερδής,
2. Αποφεύγει τις πτώσεις παραγωγής και έχει σταθερά εισοδήματα,
3. Δε χρειάζεται να βρει περισσότερους από έναν υποψήφιους πελάτες,
4. Μικρές ή καθόλου περίοδοι αναζήτησης λύσεων και πελατών,
5. Έχει πάντα περιπτώσεις με ιδιαίτερα καλούς και ποιοτικούς πελάτες,
6. Είναι πάντοτε απασχολημένος και ζει έντονα τη δουλειά,,
7. Δουλεύει αποδοτικά κάνοντας κάθε κλείσιμο νέας δουλειάς, πηγή νέων υποψηφίων.

….εμείς σε ποια ομάδα ανήκουμε, στην πρώτη ή στη δεύτερη;

- Θυμηθείτε ότι για τον Χρόνο σας έχετε δύο επιλογές, Ή να τον χάσετε ή να τον χρησιμοποιήσετε (You can lose it or you can use it . Κ.Α. -MDRT)

Οι δέκα πιο συνηθισμένες αιτίες σπατάλης χρόνου

1. Χάσιμο Αντικειμένων (κάπου εδώ το είχα)
2. Τηλεφωνήματα (κλεψύδρα έχετε στο γραφείο σας, να μετράτε τη διάρκεια;)
3. Διακοπές (από τρίτα πρόσωπα-Ρολόϊ έχετε απέναντι, να βλέπουν οι άλλοι ότι το κοιτάτε;)
4. Άχρηστα Έγγραφα
5. Αναβολές
6. Κρίσεις (εξωτερικές ή εσωτερικές)
7. Δουλειές άλλων (γιατί δεν έχουμε μάθει να λέμε “όχι” κάποιες φορές)
8. Τελειομανία (κανείς δεν είναι τέλειος)
9. Λίγο εφημερίδα, λίγο “μπλα – μπλα”, λίγο “που πήγατε χθες” , λίγο η TV το τάδε σήριαλ, λίγο το χθεσινό ποδόσφαιρο, κλπ
10. Έλλειψη «Όρεξης» για Εργασία

Ο μέσος εργαζόμενος δέχεται μια διακοπή κάθε 8 λεπτά ή περίπου 7 την ώρα, ήτοι 50 ως 60 διακοπές την ημέρα.

Αν θέλετε να Οργανωθείτε, κάντε πράξη τη Θεωρία της

Bethlehem Steel και τα 4 Ds

(θεωρία από το 1930, σήμερα διαδεδομένη σε όλο τον κόσμο)

1. Καταγράφουμε όλες τις εκκρεμότητες,
2. Διαχωρίζουμε τις σημαντικές (αυτές που θα φέρουν ΕVA /προστιθέμενη αξία στην Εταιρεία),
3. Διαχωρίζουμε τις επείγουσες (αλληλογραφία εταιρείας και προσωπικές),
4. Καταγράφουμε ποιες είναι και σημαντικές και επείγουσες,
5. Και τέλος οργανώνουμε και ολοκληρώνουμε με προτεραιότητα:

- Πρώτα τις σημαντικές και επείγουσες,

- Μετά τις σημαντικές και μη επείγουσες,

- Μετά τις μη σημαντικές και επείγουσες,

-Και τέλος τις μη σημαντικές και μη επείγουσες.

Και πάντα αφήνουμε λίγο χρόνο για τα θέματα ρουτίνας.

…και μην ξεχνάτε, τι ακούγαμε από μικροί : Ο ΧΡΟΝΟΣ ΕΙΝΑΙ ΧΡΗΜΑ

Άρα Φτιάξτε Κατάλογο με:
α. Τις δημιουργικές σας εργασίες (σημαντικές και επείγουσες)
β. Τα καθήκοντα διεκπεραίωσης / ρουτίνας γ. Σε κάθε τέλος ημέρας πριν κλείσετε «το μαγαζί» σας, αφιερώστε 15 λεπτά στον προγραμματισμό της επομένης.

Και κάντε πράξη τα 4 D

DO it (κάντε το τώρα)

DELEGATE it (αναθέστε το σε άλλον, που ίσως είναι πιο ειδικός)

DESTROY it (καταστρέψτε το – αν πιστεύετε ότι είναι άχρηστο)

DELAY it (καθυστερήστε το - αλλά με χρόνο λήξεως)

Ευχόμαστε Κ Α Λ Η….. ΟΡΓΑΝΩΜΕΝΗ ΣΥΝΕΧΕΙΑ !!!