Η Allianz ενημερώνει τους συνεργάτες της σχετικά με τον νέο Ευρωπαϊκό Κανονισμό για την προστασία και διαχείριση προσωπικών δεδομένων (GDPR), ο οποίος έχει τεθεί σε ισχύ από τις 25 Μαΐου 2018:

Τι είναι ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων (GDPR);

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων (General Data Protection Regulation - GDPR) είναι μια νέα ευρωπαϊκή νομοθεσία η οποία:

• ενδυναμώνει τα δικαιώματα που αφορούν την προστασία των προσωπικών δεδομένων,
• κλιμακώνει τις υποχρεώσεις των επιχειρήσεων που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα

Σε περίπτωση παραβίασης των διατάξεών του, προβλέπει ιδιαίτερα υψηλά πρόστιμα, και η Εταιρία μας ως μέλος του Ομίλου Allianz έρχεται αντιμέτωπη με το υψηλότερο, έως 4% του συνολικού παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών.

Ποιους αφορά ο Νέος Κανονισμός;

Αφορά τα προσωπικά δεδομένα όλων των φυσικών προσώπων που επεξεργάζεται η Εταιρία μας, δηλαδή:

• Των πελατών – υπαρχόντων και υποψηφίων
• Των ασφαλιστικών διαμεσολαβητών
• Των παρόχων υπηρεσιών/προμηθευτών
• Των εργαζομένων

Ποιες είναι οι κυριότερες υποχρεώσεις που αναδεικνύονται για την Εταιρία μας από το νέο Κανονισμό;

• Λογοδοσία και συμμόρφωση: Η Εταιρία φέρει την ευθύνη και πρέπει να αποδεικνύει την συμμόρφωσή της με τις αρχές του κανονισμού μέσω της υιοθέτησης, τήρησης και συνεχούς εφαρμογής κατάλληλων πολιτικών, διαδικασιών και πρακτικών σχετικών με την προστασία των προσωπικών δεδομένων.
  Παράδειγμα: η «ενημέρωση για την προστασία των προσωπικών δεδομένων» περιγράφει αναλυτικά τους σκοπούς και τον τρόπο επεξεργασίας, τους αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων, τα δικαιώματα των υποκειμένων και τον τρόπο άσκησής τους. Ειδικότερα, για τους πελάτες πρέπει να λαμβάνουμε τη συγκατάθεσή τους όταν χρησιμοποιούμε τα προσωπικά τους δεδομένα για σκοπούς διαφορετικούς από την εξυπηρέτηση του ασφαλιστηρίου συμβολαίου τους, όπως για λόγους αποστολής διαφημιστικού υλικού, συμμετοχή σε προωθητικές ενέργειες ή για συμμετοχή σε έρευνες ικανοποίησης πελατών. Ξεχωριστή συγκατάθεση συλλέγουμε όταν επεξεργαζόμαστε δεδομένα υγείας.
• Λήψη κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων: Η εταιρία μας πρέπει να λαμβάνει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζει και να αποδεικνύει τη συμμόρφωσή της με τον Κανονισμό.
• Τήρηση αρχείου δραστηριοτήτων επεξεργασίας: Η εταιρία μας υποχρεούται να τηρεί αρχείο όλων των επεξεργασιών προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιεί.
  Παράδειγμα: για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (συλλογή, καταχώρηση, χρήση, αποθήκευση διαβίβαση και τήρηση) με σκοπό την «ασφάλιση κλάδου αυτοκινήτων», καταγράφεται το αρμόδιο τμήμα που πραγματοποιεί την επεξεργασία (κλάδος αυτοκινήτων), τα σχετικά πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούνται, τυχόν Τρίτοι στους οποίους διαβιβάζονται προσωπικά δεδομένα, νομική βάση επεξεργασίας (εκτέλεση συμβολαίου), ο χρόνος διατήρησης προσωπικών δεδομένων.
• Διενέργεια εκτίμησης αντίκτυπου σχετικά με την προστασία δεδομένων: Η Εταιρία μας υποχρεούται να εκτιμήσει τους ενδεχομένους κινδύνους για τα προσωπικά δεδομένα που μπορεί να προκύψουν από μια επεξεργασία.
  Παράδειγμα: διαβίβαση προσωπικών δεδομένων πελατών σε πάροχο για την εξυπηρέτηση της οδικής βοήθειας για τα ασφαλιστήρια συμβόλαια αυτοκινήτου. Πριν την συγκεκριμένη επεξεργασία η Εταιρία αξιολογεί, ενδεικτικά, ποια τα ελάχιστα προσωπικά δεδομένα θα πρέπει να διαβιβάζει, πως θα τα διαβιβάσει με ασφάλεια, ποια μέτρα ασφαλείας έχει λάβει ο πάροχος, ποιο το επαρκές περιεχόμενο της μεταξύ τους σύμβασης για την αποτελεσματική προστασία των προσωπικών δεδομένων.
• Προστασία των προσωπικών δεδομένων ήδη από το σχεδιασμό και εξ ορισμού: Κατά το σχεδιασμό νέας διαδικασίας, έργου, ή προϊόντος, πρέπει πάντα να λαμβάνεται υπόψη η προστασία των προσωπικών δεδομένων.
• Γνωστοποίηση παραβίασης προσωπικών δεδομένων: Σε περίπτωση περιστατικού παραβίασης προσωπικών δεδομένων, η Εταιρία το γνωστοποιεί άμεσα και εντός 72 ωρών στην αρμόδια εποπτική αρχή και υπό προϋποθέσεις ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων.

Ποιο είναι το νέο δικαίωμα των υποκειμένων των δεδομένων που καθιερώνει ο νέος Κανονισμός και ποια υφιστάμενα δικαιώματα ενισχύονται;

Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων: Το υποκείμενο των δεδομένων έχει πλέον το δικαίωμα, να ζητά και να λαμβάνει από την Εταιρία τα προσωπικά δεδομένα του σε ψηφιακή μορφή ή ακόμα και να ζητά την απ’ ευθείας διαβίβασή τους σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας. Με την ευκαιρία υπενθυμίζουμε και τα λοιπά δικαιώματα υποκειμένων που υφίστανται και πριν την εφαρμογή σε ισχύ του Νέου Κανονισμού, τα οποία ενισχύονται: Δικαίωμα ενημέρωσης, πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού της επεξεργασίας, εναντίωσης (στην επεξεργασία, περιλαμβανομένης της αυτοματοποιημένης λήψης απόφασης και της κατάρτισης προφίλ), πληροφόρησης σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων.

Πώς επηρεάζει η Προστασία των προσωπικών δεδομένων τις καθημερινές μας εργασίες;

• Διαχειρίζομαι κατάλληλα τα προσωπικά δεδομένα ώστε να είναι πάντοτε διασφαλισμένη η ακεραιότητά και η εμπιστευτικότητά τους.
• Δεν επιτρέπω σε πρόσωπα μη εξουσιοδοτημένα να έχουν πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα.
• Αποθηκεύω έγγραφα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα, μόνο σε κατάλληλο και προορισμένο προς τούτο χώρο.
• Δεν αφήνω εκτεθειμένα έγγραφα στο γραφείο μου.
• Αποθηκεύω ψηφιακά αρχεία που περιέχουν προσωπικά δεδομένα, μόνο στα συστήματα που είναι προορισμένα προς το σκοπό αυτό (π.χ. δεν χρησιμοποιώ το προσωπικό μου email ή προσωπικούς φακέλους για αποθήκευση προσωπικών δεδομένων).
• Διακινώ ψηφιακά αρχεία λαμβάνοντας τα κατάλληλα μέτρα προστασίας (π.χ. σε περίπτωση που απαιτείται και επιτρέπεται η διακίνηση προσωπικών δεδομένων μέσω e-mail, τότε αυτή πραγματοποιείται με την λήψη των κατάλληλων προστατευτικών μέτρων).

Τι αλλάζει στην επικοινωνία με τους πελάτες μας;

Σε αυτό το νέο πλαίσιο οφείλουμε να ενημερώσουμε τους πελάτες μας για την προστασία των δεδομένων τους, δηλαδή με ποιον τρόπο τα λαμβάνουμε , πώς και για ποιο σκοπό τα επεξεργαζόμαστε, με ποιους τα μοιραζόμαστε, πως τα προστατεύουμε και για πόσο διάστημα τα διατηρούμε.

Επίσης, σύμφωνα με τη νέα νομοθεσία, για να μπορούμε να επικοινωνούμε μαζί τους, για σκοπούς εμπορικής προώθησης και για διενέργεια ερευνών ικανοποίησης, απαιτείται πλέον η αποδεδειγμένη συγκατάθεσή τους.

Δεδομένα Υγείας

Επιπλέον και με βάση τη ρητή διατύπωση του Γενικού Κανονισμού, για τη σύννομη επεξεργασία δεδομένων υγείας, είναι πλέον υποχρεωτική η αποδεδειγμένη λήψη της ρητής συγκατάθεσής τους.

Νέα Αίτηση Ασφάλισης

Προς το σκοπό της συμμόρφωσής μας με το νέο ρυθμιστικό πλαίσιο έχουμε προβεί σε αναθεώρηση των αιτήσεων ασφάλισης ώστε να περιλαμβάνουν τόσο την απαιτούμενη ενημέρωση των πελατών μας για την προστασία των προσωπικών τους δεδομένων όσο και τη λήψη των απαραίτητων συγκαταθέσεών τους, για τους πιο πάνω σκοπούς.

Συγκεκριμένα, όσον αφορά τους Νέους Πελάτες, οι οποίοι θα υποβάλλουν αίτηση ασφάλισης στην εταιρεία μας από την 25η Μαΐου 2018 και μετά, πρέπει να χρησιμοποιούνται οι νέες -αναθεωρημένες- αιτήσεις ασφάλισης.

Μέχρι να καταστεί εφικτή η προμήθεια των νέων αιτήσεων, είναι απαραίτητο, να συμπληρώνεται και να επισυνάπτεται μαζί, το έντυπο: “ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΕΙΣ”

Ειδικά, όταν η αίτηση ασφάλισης περιλαμβάνει και ερωτηματολόγιο Υγείας, θα πρέπει απαραιτήτως να συμπληρώνεται από τον πελάτη και το σκέλος της συγκατάθεσης για την επεξεργασία των δεδομένων Υγείας του αλλά και των ανήλικων προστατευόμενων μελών σε περίπτωση που αιτούνται ασφάλιση μέσω του ίδιου ασφαλιστηρίου. Εξυπακούεται πως, ενήλικα προστατευόμενα μέλη θα πρέπει επίσης να μας δίνουν τη συγκατάθεσή τους σε δεύτερο – ξεχωριστό - έντυπο.

Ασφάλιση Αυτοκινήτου

Για την ασφάλιση αυτοκινήτου, όπου η κατάθεση της πρότασης γίνεται ηλεκτρονικά, θα λάβετε σύντομα ειδική ενημέρωση για τον τρόπο με τον οποίο προγραμματίζουμε να διαχειριστούμε τη διαδικασία ενημέρωσης και λήψης συγκατάθεσης των πελατών μας.

Αποζημίωση- Τροποποίηση κλπ.

Υφιστάμενοι Πελάτες οι οποίοι υποβάλλουν αίτηση τροποποίησης, δικαιολογητικά αποζημίωσης κλπ, θα ακολουθούν την ίδια διαδικασία. Όταν δε τίθενται και ζητήματα επεξεργασίας δεδομένων Υγείας, θα πρέπει να συμπληρώνουν την αντίστοιχη συγκατάθεσή τους. Εμείς, θα φροντίσουμε ώστε η συγκατάθεση αυτή να μην απαιτείται σε κάθε επικοινωνία μαζί τους .Θα την καταχωρούμε, άπαξ, στα συστήματά μας.

Επισημαίνεται ότι ,όταν οι συνθήκες επιβάλουν την επεξεργασία δεδομένων Υγείας, η συγκατάθεση των πελατών μας είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την απρόσκοπτη διαχείριση των ασφαλιστηρίων τους.

Η συμπλήρωση του πεδίου: “ Αριθμός Αιτήματος” γίνεται για τη σύνδεση του έντυπου αυτού με το ανάλογο αίτημα.

Οπότε, στο πεδίο αυτό παρακαλούμε να συμπληρώνετε διακριτικά στοιχεία που θα διευκολύνουν τη διαδικασία (πχ. αριθμός αίτησης, ασφαλιστηρίου, ζημίας, τροποποίησης κλπ.) .

Στο τέλος του επισυναπτόμενου εγγράφου συμπληρώνονται τα πεδία: Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ ή ΑΔΤ, μαζί με την υπογραφή του πελάτη.