Τη στιγμή που γράφονται αυτές οι γραμμές φαίνεται πως επιστρέφουμε σε κάτι που θυμίζει κανονικότητα μετά τη δύσκολη εποχή του κορωνοϊού. Οι κοινωνικές επαφές σταδιακά αποκαθίστανται, έστω και με προσοχή, και οι τωρινές συνθήκες μάς επιτρέπουν να επιστρέψουμε από το καθεστώς της εργασίας από το σπίτι και από απόσταση στην εργασία στο γραφείο. Όμως αυτή η μετάβαση, ακόμα και αν πρόκειται για μία επιστροφή σε κάτι πιο κανονικό, δεν σημαίνει πως είναι εύκολη. 

Κάθε αλλαγή, είτε αρνητική είτε θετική, προκαλεί αντίδραση στον οργανισμό μας. Μάλιστα η προσαρμογή στην αλλαγή περνάει από τα ίδια στάδια από τα οποία περνάει και η εμπειρία μιας απώλειας. Η επιστροφή στο γραφείο μπορεί να είναι δύσκολη για αρκετούς από εμάς, ιδιαίτερα για όσους είναι πιο εσωστρεφείς και το προηγούμενο διάστημα είδαν τις κοινωνικές τους δεξιότητες και την επαφή τους με άλλους ανθρώπους να ατροφούν και να μουδιάζουν. Άλλοι ενδέχεται να έχουν αντίδραση φόβου σε καταστάσεις στις οποίες περισσότεροι άνθρωποι βρίσκονται στον ίδιο χώρο. Παράλληλα, η επιστροφή στο γραφείο είναι δυνατόν να προκαλέσει εντάσεις ανάμεσα στους εργαζομένους, οι οποίοι μπορεί να έχουν διαφορετικές απόψεις και οπτική για το πώς είναι ασφαλές να συμπεριφέρονται. Άλλοι εργαζόμενοι θα εκφράσουν την άποψη και το δικαίωμά τους για ένα ασφαλές περιβάλλον εργασίας, ενώ οι λιγότερο εξωστρεφείς και διεκδικητικοί δεν θα μιλήσουν και θα κρατήσουν μέσα τους αυτή την πίεση και το αίσθημα ανασφάλειας αλλά και θυμού προς τους συναδέλφους ή τον εργοδότη που δεν αναλαμβάνει την ευθύνη για την ευεξία και την υγεία των εργαζομένων. 

Ένα άλλο θέμα που χρειάζεται προσοχή είναι η μάστιγα των συναντήσεων που τον προηγούμενο ενάμιση χρόνο έλαβε τεράστιες διαστάσεις. Οι managers κλείνουν συναντήσεις που τελικά καταλαμβάνουν όλο τον παραγωγικό χρόνο της ημέρας του εργαζομένου και δεν αφήνουν χρόνο για να γίνει η δουλειά. Συναντήσεις που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν ένα 15λεπτο προγραμματίζονται ως ωριαίες και τελικά ο εργαζόμενος μένει με μία αίσθηση ματαίωσης και με το πρόβλημα πως θα χρειαστεί να δουλέψει ως το βράδυ για να καταφέρει να ολοκληρώσει τη δουλειά του επειδή ο manager δεν έκανε καλή διαχείριση του χρόνου. Η πρακτική αυτή είναι λιγότερο αθώα από όσο νομίζουμε. Τελευταία παρατηρείται αύξηση των περιστατικών burnout λόγω εξαντλητικών ωραρίων και της έλλειψης αντίληψης από την πλευρά του manager για το φόρτο εργασίας που έχει αναλάβει ο εργαζόμενος. Πέρα από τις αναρρωτικές άδειες που χρειάζεται να λάβουν οι εξουθενωμένοι εργαζόμενοι, αρκετοί από αυτούς αναζητούν άλλη εργασία και αποχωρούν. Και τα τελευταία χρόνια η εύρεση αξιόπιστων και εργατικών εργαζομένων είναι ένα δύσκολο εγχείρημα για να βάζουμε τα χέρια μας και να βγάζουμε τα μάτια μας. 

Είναι λοιπόν σημαντικό οι εργοδότες και οι managers να συμβάλουν σε μία περίοδο προσαρμογής καθώς οι εργαζόμενοι θα επιστρέφουν στο γραφείο. Για να το πετύχουν αυτό χρειάζεται μια ανθρωποκεντρική προσέγγιση που να στηρίξει τη σταδιακή εξοικείωση με τις συνθήκες της ομαδικής εργασίας που πολλοί εργαζόμενοι ξέχασαν το προηγούμενο διάστημα. Επίσης, είναι σημαντικό να φροντίσουν να υπάρχει ένα σαφές πλαίσιο κανόνων ασφαλούς συμπεριφοράς, να το επικοινωνήσουν ξεκάθαρα τονίζοντας τη σημαντικότητά του και να το περιφρουρήσουν στην εφαρμογή του, ώστε να μην έρχονται οι εργαζόμενοι στη δυσάρεστη θέση να έρχονται σε αντιπαραθέσεις ή να αισθάνονται πίεση και ανασφάλεια στο χώρο εργασίας τους. Τέλος, χρειάζεται προσοχή για να μην επεκταθούν οι κακές συνήθειες που διογκώθηκαν στην προηγούμενη περίοδο, όπως τα διαδοχικά και ανούσια meetings, και να διαφυλάξουμε τη συγκράτηση του εργατικού δυναμικού μας. Για αυτό η διοίκηση χρειάζεται να υιοθετήσει μία κουλτούρα που να εστιάζει στην αποτελεσματικότητα και την ευεξία των εργαζόμενων. Eξάλλου το να λειτουργήσει έτσι αποτελεί μία πραγματική συνθήκη win-win! 

MEETINGS: ΑΥΤΗ Η ΜΑΣΤΙΓΑ (ΚΑΙ ΤΗΝ ΕΠΟΧΗ ΤΟΥ ΚΟΡΩΝΟΪΟΥ)

Η περίοδος που ξεκίνησε από τον Φεβρουάριο του 2020 και ζούμε μέχρι σήμερα έφερε σημαντικές αλλαγές στον τρόπο που εργαζόμαστε, με βασική αυτήν της εργασίας από το σπίτι και την πραγματοποίηση συναντήσεων και συσκέψεων διαδικτυακά. Αποτέλεσμα αυτής της αλλαγής ήταν πως η ούτως ή άλλως προβληματική πρακτική των συναντήσεων πέρασε ένα rebranding, αξιοποίησε την τεχνολογία και πλέον ταλαιπωρεί στελέχη όλων των ιεραρχικών βαθμίδων με νέο όνομα και περιτύλιγμα: Internet calls & meetings με τη χρήση αγαπημένων εφαρμογών! 

Γιατί όμως η πρακτική αυτή φαίνεται να είναι προβληματική; 

Όπως σε όλες τις ανθρώπινες επινοήσεις, δεν υπάρχει κάτι κακό στην επιλογή μιας διαδικτυακής συνάντησης. Συχνά όμως γίνεται λανθασμένη χρήση και αυτό την κάνει δυσλειτουργική και αντιπαραγωγική. Το αποτέλεσμα είναι πως η συνάντηση καταναλώνει πολύ χρόνο από τους συμμετέχοντες για να ληφθούν αποφάσεις ή να επικοινωνηθούν πληροφορίες που θα μπορούσαν σε πολύ λιγότερο χρόνο. Όταν οι συμμετέχοντες έχουν την πολυτέλεια αυτού του χρόνου όλα είναι υπέροχα, ακόμα και οι αστεϊσμοί ή οι προσωπικές αντιπαραθέσεις και τα παθητικο-επιθετικά μαχαιρώματα, όμως για τους συμμετέχοντες που τρέχουν σημαντικά και επείγοντα tasks η αναγκαστική παρουσία σε τέτοιες συναντήσεις τούς εξουθενώνει, τους δημιουργεί περισσότερο stress και άγχος και τους καθυστερεί. Τέλος, η ομάδα που βλέπει τον επικεφαλής της να καλεί σε διαδικτυακές συναντήσεις που δεν είναι απαραίτητες σταδιακά χάνει την εμπιστοσύνη της στον manager. 

Ποιοι λόγοι συμβάλλουν στη διαιώνιση της μη λειτουργικής χρήσης των Ιnternet calls; 

Υπάρχουν αρκετές αιτίες, όμως οι τρεις πιο σημαντικές είναι: 

Η συνάντηση δεν έχει ορισμένο στόχο (ή δεν έχει καν λόγο ύπαρξης!). 

Ο διοργανωτής δεν έχει ανεπτυγμένες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου/συνομιλητών/επικοινωνίας, με αποτέλεσμα να αργεί υπερβολικά να μπει στο θέμα και να οδηγήσει τη συζήτηση στο επιθυμητό αποτέλεσμα. 

Όταν συμμετέχουν πολλά άτομα, υπάρχει διάχυση της ευθύνης, κάτι που ενίοτε εξυπηρετεί πιο επιφυλακτικούς managers που δυσκολεύονται να αναλάβουν την πρωτοβουλία και την ευθύνη μιας απόφασης. 

ΠΩΣ ΜΠΟΡΟΥΜΕ ΝΑ ΔΙΑΦΥΛΑΞΟΥΜΕ ΤΟ ΟΤΙ ΟΙ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ ΠΟΥ ΔΙΟΡΓΑΝΩΝΟΥΜΕ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΕΣ; 

Η συνάντηση χρειάζεται να έχει στόχο. Και μάλιστα ο στόχος να είναι όσο το δυνατόν πιο κοντά στη μορφή SMART. Όπως σε κάθε διαπραγμάτευση ή επικοινωνία μεταξύ δύο ανθρώπων, έτσι και μία επαγγελματική συνάντηση προς επίλυση θεμάτων ή λήψη αποφάσεων, έτσι και οι συναντήσεις και τα διαδικτυακά calls χρειάζεται να έχουν έναν ξεκάθαρο, συγκεκριμένο στόχο. Ο στόχος χρειάζεται να είναι συνειδητός τουλάχιστον στο άτομο που διοργανώνει τη συνάντηση. Τι θέλω να καταφέρω; Να ενεργοποιήσω τους συνεργάτες μου; Να συντονίσουμε αρμοδιότητες και επιμέρους tasks; Να ξεπεράσουμε κάποια σύγκρουση; Να πάρουμε κάποια απόφαση; Ο στόχος χρειάζεται να είναι σα- φώς ορισμένος και απολύτως συνειδητός. 

Focus - Focus - Focus! Η πιο σημαντική παράμετρος για ανθρώπους που έχουν στόχους, φιλοδοξίες είτε μιλάμε για τις επιχειρήσεις και το ελεύθερο επάγγελμα, τον αθλητισμό, τις τέχνες ή οτιδήποτε άλλο, είναι η εστίαση, και αυτό ισχύει και για τις συζητήσεις ανεξαρτήτως αριθμού συμμετεχόντων ή μέσου. Στις συζητήσεις και συναντήσεις είναι πολύ εύκολο να χαθεί η εστίαση στο θέμα και αντί να αξιοποιούμε το χρόνο όλων για να πετύχουμε το σκοπό της συνάντησης, τελικά να σπαταλούμε την ενέργεια και τις αντοχές όλων μιλώντας για άσχετα θέματα. Άλλες φορές φεύγουμε εντελώς από το θέμα και σπαταλούμε το χρόνο και την ενέργεια των συμμετεχόντων που θέλουν να είναι παραγωγικοί και έχουν σημαντικά tasks που τρέχουν και άλλες φορές παρεκκλίνουμε ελαφρώς και αφιερώνουμε δυσανάλογα πολύ χρόνο σε περιφερειακά ζητήματα. Ο συντονιστής μίας συνάντησης ή ενός διαδικτυακού call χρειάζεται να κρατά τη συζήτηση εστιασμένη στο στόχο της και να σταματά τυχόν παρεκκλίσεις. 

ΠΩΣ ΜΠΟΡΟΥΜΕ ΝΑ ΠΕΤΥΧΟΥΜΕ ΤΙΣ ΠΑΡΑΠΑΝΩ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ (ΣΤΟΧΟΣ & ΕΣΤΙΑΣΗ) 

Το να λειτουργούμε με στόχους και να μένουμε εστιασμένοι σε αυτούς είναι μία δεξιότητα που καλλιεργείται και μπορούμε να αναπτύξουμε. Σε αυτό μπορεί να μας βοηθήσει το να κάνουμε στον εαυτό μας τις ακόλουθες ερωτήσεις: 

«Ποιος είναι ο στόχος μου για αυτή τη συνάντηση;». Συχνά μπορεί να συνειδητοποιήσουμε πως δεν χρειάζεται καν να τη διοργανώσουμε! 

«Αυτό που σκέφτομαι/συζητάω/ρωτάω αυτή τη στιγμή σε τι ακριβώς με φέρνει πιο κοντά στο στόχο που έχω για αυτή τη συνάντηση/ διαπραγμάτευση;». Τις περισσότερες φορές αυτά που θα πούμε θα είναι κατά πολύ λιγότερα! 

Είτε εμείς και οι συνεργάτες μας εργαζόμαστε στον ίδιο χώρο είτε από απόσταση, μπορούμε να αξιοποιήσου- με τις παρούσες συνθήκες ώστε να αξιοποιούμε το χρόνο μας πιο αποτελεσματικά. Ταυτοχρόνως πετυχαίνουμε την ανάπτυξη των ηγετικών μας χαρακτηριστικών, καθώς στην πράξη αναπτύσσουμε και στην ομάδα μας σημαντικές παραμέτρους, όπως η εστίαση, η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου και η ικανοποίηση από την εργασία μέσα από την αίσθηση πως η κούρασή τους είναι παραγωγική. Το διακύβευμα είναι αρκετά σημαντικό για να το σπαταλάμε σε calls. 

Διαβάστε παρακάτω το ενδιαφέρον άρθρο του Βαγγέλη Βερτόπουλου που δημοσιεύθηκε στο Ασφαλιστικό ΝΑΙ, τεύχος 191, Ιούλιος - Αύγουστος 2021 (πατήστε πάνω την εικόνα για μεγέθυνση):