Η απάτη στις διαδικασίες προμηθειών είναι ευρέως διαδεδομένη στην Ελλάδα, η οποία υστερεί σε σχέση με άλλες χώρες στην ανίχνευση και καταπολέμηση του συγκεκριμένου είδους απάτης, όπως αποκαλύπτει νέα έρευνα της SAS. Οι ελληνικές εταιρείες- χάνουν σημαντικά ποσά χρημάτων λόγω της απάτης στις προμήθειες, ενώ - γενικώς στη χώρα χρησιμοποιούνται κατά κόρον αναποτελεσματικές και μη αυτοματοποιημένες τεχνικές ανίχνευσης.

Προκειμένου να διαπιστωθεί το μέγεθος του προβλήματος, η SAS διεξήγαγε μια εκτενή έρευνα μεταξύ 850 στελεχών, με καίριες θέσεις σε τομείς Οικονομικής Διεύθυνσης, Προμηθειών, και Εσωτερικού Ελέγχου.

Επίσης η έρευνα κάλυψε ένα πλήθος 16 χωρών στην Ευρώπη, Μέση Ανατολή και Αφρική (EMEA), ενώ οι συμμετέχοντες οργανισμοί ανήκουν σε ένα ευρύ φάσμα δραστηριότητας, όπως Πληροφορική, Κατασκευές, Βιομηχανική Παραγωγή, Εκπαίδευση, και Χονδρικό και Λιανικό Εμπόριο.

Μια δημόσια απειλή

Η απάτη στις συμβάσεις προμηθειών συμβαίνει συνήθως όταν οι εργαζόμενοι και οι προμηθευτές συμπεριφέρονται με δόλο σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας προμηθειών, από την υποβολή προσφορών μέχρι και την υπογραφή της σύμβασης, την τιμολόγηση και την παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών - για παράδειγμα, στην περίπτωση που οι προμηθευτές εκδίδουν πολλαπλά τιμολόγια για ένα μόνο προϊόν ή παρεχόμενη υπηρεσία.

Θα πρέπει να σημειωθεί όμως ότι πολλά προβλήματα στις διαδικασίες προμηθειών δεν οφείλονται σε κακόβουλες ενέργειες, και εξίσου σημαντικός είναι ο κίνδυνος για προβλήματα που προκύπτουν λόγω ανθρώπινου λάθους. Ενώ αυτές οι περιπτώσεις συνήθως δεν επιφέρουν νομικές συνέπειες, η ηθελημένη απάτη των συμβάσεων προμηθειών είναι ένα σοβαρό έγκλημα που φέρει ακόμα και ποινή φυλάκισης σε πολλές χώρες, ενώ οι “δράστες” είναι συχνά πρόθυμοι να αναλάβουν το ρίσκο για λόγους είτε προσωπικής εκδίκησης ή οικονομικού οφέλους.

Η Ελλάδα αντιμετωπίζει μία δύσκολη μάχη ενάντια στην καταπολέμηση της απάτης στις συμβάσεις προμηθειών. Σχεδόν το ένα τέταρτο των επιχειρήσεων (23,3%) έχουν πέσει θύματα αθέμιτων ενεργειών τόσο των ίδιων των προμηθευτών (όπως για παράδειγμα εταιρείες χωρίς νομική ύπαρξη/παρουσία) όσο και μεταξύ των εργαζομένων και των προμηθευτών που έχουν κοινά οικονομικά -και όχι μόνο- συμφέροντα. To 20% έχει εξαπατηθεί με νοθεία στην προσφορά συμβολαίου, ενώ το 6,7% έχει υποστεί απάτη μέσω διπλότυπων τιμολογήσεων.

Η επαγγελματική απάτη, όπου ένας υπάλληλος εκμεταλλεύεται τη θέση του για παράνομο κέρδος, είναι επίσης ενδημική. Το 20% (λίγο κάτω από το μέσο όρο της ΕΜΕΑ) των επιχειρήσεων υπέστησαν απάτη σε έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών και γενικότερες δαπάνες, ενώ το 6,7% “συνέλαβε” εργαζόμενους να διαπράττουν απάτη χρησιμοποιώντας εταιρικές πιστωτικές κάρτες.

Το οικονομικό κόστος της απάτης στις συμβάσεις προμηθειών μπορεί να είναι ιδιαίτερα μεγάλο για τις ελληνικές επιχειρήσεις. Το 30% εξ αυτών (12% περισσότερο από τις υπόλοιπες χώρες) έχουν υποστεί ζημιά μέχρι 10.000 ευρώ, ενώ το 16,7% από 10.000 μέχρι και 150.000 ευρώ ετησίως (λιγότερο πάντως από τον μέσο όρο της ΕΜΕΑ). Αν και το 24,3% δηλώνει ότι οι απώλειες από την απάτη είναι αμελητέες, διαπιστώνεται μεγαλύτερη ευαισθητοποίηση σχετικά με τις ζημίες που προκλήθηκαν από την απάτη στον τομέα των προμηθειών και ενδεχομένως να οδηγήσει σε ακόμα πιο οργανωμένες προσπάθειες καταπολέμησής της στο μέλλον.

Ελλιπής ανίχνευση

Οι ελληνικές εταιρείες βρίσκονται πάνω από το μέσο όρο των χωρών της ΕΜΕΑ αναφορικά με τους τακτικούς εσωτερικούς ελέγχους (auditing) που πραγματοποιούν (50%) αλλά έχουν αποτύχει σε μεγάλο βαθμό να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις νέες τεχνολογίες -συμπεριλαμβανομένων των advanced analytics και της Τεχνητής Νοημοσύνης (AI)- στην καταπολέμηση της απάτης.

Ενδεικτικά, το 13,3% επεξεργάζεται χειροκίνητα τις αιτήσεις προμηθειών προκειμένου να ελαχιστοποιήσει τα λάθη, ενώ το 23,3% βασίζεται στο προσωπικό για αναφορές σε τυχόν παρατυπίες. Οι πιο συνηθισμένες τεχνικές ανίχνευσης περιλαμβάνουν τον έλεγχο πρόσβασης των χρηστών (40%), τους χειρωνακτικούς ελέγχους (20%), την rules-based ανίχνευση λογισμικού (20%) και την ανίχνευση ανωμαλιών (20%).

Ωστόσο, αυτές οι μέθοδοι είναι πολύ περιορισμένες λόγω της μικρής ποσότητας των δεδομένων που μπορούν να επεξεργαστούν και του αριθμού εσφαλμένων περιπτώσεων έρευνας που παράγουν. Στα σημεία του ελέγχου όπου οι εργαζόμενοι αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας, υπάρχει επίσης ο κίνδυνος δόλιας ενέργειας ή απόκρυψης της απάτης λόγω σφάλματος ή έλλειψης πόρων.

Τα advanced analytics και οι λύσεις AI παρέχουν στις επιχειρήσεις την καλύτερη ευκαιρία τόσο ανίχνευσης της απάτης στις συμβάσεις προμηθειών όσο και πρόληψής της πριν συμβεί οποιαδήποτε ζημιά. Ωστόσο, η υιοθέτησή τους από τις ελληνικές επιχειρήσεις είναι ακόμα πολύ μικρή. Μόλις το 6,7% των εταιρειών αξιοποιούν τις τεχνολογίες των advanced analytics -όπως το λογισμικό βασισμένο σε αλγόριθμους και τις δυνατότητες του Machine Learning- σε αντίθεση με τον μέσο όρο του 14,5%. Η υιοθέτηση του AI είναι, επίσης, μικρότερη από τις υπόλοιπες χώρες αγγίζοντας το 6,7%.

Αρκετές χώρες πιστεύουν ότι δεν διαθέτουν τις κατάλληλες δεξιότητες και τους απαραίτητους πόρους για την ορθή εφαρμογή των advanced analytics και του AI σε διαδικασίες ανίχνευσης της απάτης. Στην Ελλάδα, η έλλειψη δεξιοτήτων αποτελεί μικρότερο πρόβλημα σε σχέση με τις άλλες χώρες αφού τόσο στα analytics (23,3%) όσο και στην Τεχνητή Νοημοσύνη (26,7%) τα ποσοστά είναι μικρότερα από τον μέσο όρο της ΕΜΕΑ. Επιπρόσθετα, οι ελληνικές επιχειρήσεις δείχνουν να εμπιστεύονται τις νέες τεχνολογίες αφού η προτίμησή τους στον χειροκίνητο έλεγχο έναντι της χρήσης των advanced analytics και της AI είναι μικρότερη κατά περίπου 5 ποσοστιαίες μονάδες σε σχέση με την ΕΜΕΑ. Εκεί που τα ποσοστά είναι υψηλότερα του μέσου όρου αφορούν στο κόστος υλοποίησης των συγκεκριμένων τεχνολογιών αφού οι ελληνικές επιχειρήσεις θεωρούν πως είναι ακριβές λύσεις για να προχωρήσουν στην υιοθέτησή τους.

«Τα συγκεκριμένα ευρήματα της έρευνας είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου», δήλωσε ο Laurent Colombant, Continuous Compliance and Fraud Manager στην SAS. «Η απάτη στις συμβάσεις προμηθειών είναι δύσκολο να εντοπιστεί και να μετρηθεί. Αυτό οφείλεται στην έλλειψη ετοιμότητας και ευαισθητοποίησης, καθώς και στην έλλειψη γνώσης, μεταξύ των επιχειρήσεων. Ως αποτέλεσμα, η πραγματική κλίμακα της πρόκλησης είναι σχεδόν σίγουρα υποτιμημένη».

«Ένα θετικό συμπέρασμα που απορρέει από τα στοιχεία της Ελλάδας είναι ότι οι επιχειρήσεις αναγνωρίζουν τον κίνδυνο και γνωρίζουν τι συμβαίνει γύρω τους. Ωστόσο, η ειλικρίνεια είναι μόλις το πρώτο βήμα. Μέχρις ότου οι ελληνικές επιχειρήσεις αναθεωρήσουν τις δυνατότητες ανίχνευσης της απάτης και εκσυγχρονίσουν τις διαδικασίες τους, είναι βέβαιο πως θα συνεχίσουν να υπολείπονται σε σχέση με τις υπόλοιπες χώρες της ΕΜΕΑ.»

Για περισσότερες πληροφορίες, διαβάστε ολόκληρη την έρευνα: Unmasking the enemy within: How smart analytics can stop procurement fraud.