Η πανδημία του κορονοϊού ενεργοποίησε το μεγαλύτερο πείραμα όσο αφορά την εξ αποστάσεως εργασία, επιβεβαιώνοντας ότι η συγκεκριμένη μορφή εργασίας δεν είναι απλώς μια ιδέα αλλά μια εφικτή πραγματικότητα, επισημαίνει η Allianz.

Μπορεί το πείραμα να μην έχει ολοκληρωθεί ακόμη, ωστόσο έχουν προκύψει τα πρώτα διδάγματα. Τι ερώτημα λοιπόν είναι: Τι θα γίνει από εδώ και πέρα; Πρέπει η τηλεργασία να θεωρηθεί ως ένα προσωρινό μέτρο και μετά την κρίση να απορριφθεί ή πρέπει να ληφθούν υπόψη τα διδάγματα που θα καθορίσουν το μέλλον της εργασίας; Η Allianz υποστηρίζει τη δεύτερη επιλογή. 

Το έργο «New Work Model» (Νέο Μοντέλο Εργασίας), με επικεφαλής τον Sylvain Newton, στοχεύει να χρησιμοποιήσει τα θετικά διδάγματα από την κρίση Covid-19 ώστε να δημιουργήσει ένα σχέδιο για το μέλλον της καθημερινής εργασίας στην εταιρία. 

Η απομακρυσμένη εργασία δεν αποτελεί νέα τάση. Οι εταιρίες τεχνολογίας έχουν εδώ και αρκετό καιρό θεσπίσει αυτή τη μορφή εργασίας. Επικαλούμενο σχετική μελέτη, το Παγκόσμιο Οικονομικό Φόρουμ τονίζει ότι ένα επιβλητικό 98% του εργατικού δυναμικού θα ήθελε να έχει την επιλογή να εργάζεται εξ αποστάσεως. 

Η Allianz επεξεργάζεται αυτή την ιδέα από το 2011, όταν ξεκίνησε τη στρατηγική της για τους εικονικούς χώρους εργασίας μέσω του Allianz Virtual Client (AVC). Σήμερα, αυτή η βασική πλατφόρμα αριθμεί περισσότερους από 110.000 χρήστες παγκοσμίως, ενώ προστίθενται καθημερινά και άλλοι. Οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν εξοπλισμό που παρέχεται από την εταιρία ή ακόμα και τους προσωπικούς φορητούς υπολογιστές τους για να έχουν πρόσβαση στο AVC μέσω ασφαλούς ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων. 

«Στο αποκορύφωμα της κρίσης, το 90% των υπαλλήλων μας υιοθέτησε απρόσκοπτα την απομακρυσμένη εργασία, επειδή είχαμε ήδη δημιουργήσει την υποδομή», αναφέρει ο Olav Spiegel, υπεύθυνος του Global Workplace Strategy και μέλος της ομάδας New Work Model που είναι υπεύθυνη για την τεχνολογία. 

Μια αξιοσημείωτη αναφορά αποτελεί η Allianz Deutschland, η οποία, σύμφωνα με τον κ. Spiegel, πέρυσι ξεκίνησε ένα έργο για τη δημιουργία γραφείων στο σπίτι. «Όταν ξέσπασε η κρίση του κορονοϊού, η Allianz Deutschland είχε ήδη περίπου 8.000 άτομα που εργάζονταν από το σπίτι με πλήρη εξοπλισμό, όπως οθόνη, thin client, πληκτρολόγιο και ποντίκι». 

Έχοντας τη δική του υποδομή ο όμιλος Allianz αύξησε όσο πιο γρήγορα γίνεται την παραγωγική του ικανότητα. «Δεν έπρεπε να βασιστούμε πολύ σε τρίτους προμηθευτές. Για παράδειγμα, όταν η  απομακρυσμένη πρόσβαση έφτασε το μέγιστο όριο, αναπτύξαμε την ικανότητα ελέγχου», προσθέτει. 

Αντίθετα, η ξαφνική αύξηση της χρήσης εργαλείων διαδικτυακής συνεργασίας, όπως η τηλεδιάσκεψη, αιφνιδίασε τους παρόχους αυτών των εφαρμογών. Ωστόσο, η διαχείριση μιας τόσο μεγάλης αύξησης της ζήτησης δεν θα μπορούσε πραγματοποιηθεί χωρίς προβλήματα, ακόμη και για τους παρόχους cloud. Κατά τη διάρκεια της κρίσης, η Allianz συνεργάστηκε με τους συνεργάτες και τους προμηθευτές της για τη σταθεροποίηση των εφαρμογών που χρησιμοποιεί η εταιρία. Σήμερα, η Allianz εκτελεί περισσότερες από 100.000 εικονικές συναντήσεις την εβδομάδα μέσω των πλατφορμών της, επιτρέποντας την επιχειρησιακή συνέχεια. 

«Οι έγκαιρες ενέργειες που κάναμε, μας είχαν προετοιμάσει κατάλληλα για τέτοιες καταστάσεις. Πολλές λιγότερο προετοιμασμένες εταιρίες αγωνίστηκαν σκληρά ώστε να καταφέρουν να προσφέρουν στους υπαλλήλους τους την ικανότητα να εργάζονται εξ αποστάσεως», υποστηρίζει ο κ. Spiegel. 

Στο πλαίσιο του έργου New Work Model, η Allianz σκοπεύει να επεκτείνει τις βέλτιστες πρακτικές και τα διδάγματα από την κρίση σε περισσότερους φορείς και χρήστες. Σύμφωνα με τον κ. Newton, η εταιρία έχει εντοπίσει 22 «φιλοδοξίες» σε τέσσερις κύριες κατηγορίες. 

Οι δύο πρώτες κατηγορίες αφορούν την ευέλικτη εργασία - καλύπτοντας τόσο τις τεχνολογικές όσο και τις πολιτιστικές πτυχές της εξ αποστάσεως εργασίας. «Καλύπτουμε τόσο τις απτές όσο και τις άυλες πτυχές», τονίζει ο κ. Newton, ο οποίος έχει 20 χρόνια εμπειρίας σε ανθρώπινους πόρους. Εκτός από τον εξοπλισμό, η απομακρυσμένη εργασία χρειάζεται επίσης διαφορετική νοοτροπία. «Ενώ το κομμάτι της τεχνολογίας αφορά το υλικό, το λογισμικό και τις υπηρεσίες υποστήριξης και αρωγής χρηστών, το πολιτιστικό κομμάτι εξετάζει μεταξύ άλλων θέματα ηγετικών δεξιοτήτων, ψυχικής υγείας, διαχείρισης επιδόσεων και εικονικής ομαδικής εργασίας». Οι εργατικοί νόμοι που αφορούν την τηλεργασία είναι επίσης διαφορετικοί σε κάθε χώρα. «Προσπαθούμε να σχεδιάσουμε ένα ολόκληρο ολιστικό πακέτο», αναφέρει ο κ. Newton. 

Η τρίτη κατηγορία αφορά τον νέο τρόπο εργασίας: πώς η επιχείρηση μπορεί να γίνει πιο ψηφιακή όσον αφορά τις υπηρεσίες καθώς και τις σχέσεις με τους πελάτες. 

Η εγγενής ανθεκτικότητα της Allianz τη βοήθησε να ανταπεξέλθει στο αποκορύφωμα της κρίσης του κορονοϊού. Η εταιρία θέλει να αξιοποιήσει περαιτέρω αυτή τη δύναμη μέσω της τέταρτης κατηγορίας που είναι η  προσαρμοστική ανθεκτικότητα. «Εδώ περιλαμβάνονται πτυχές όπως η διαχείριση της επιχειρησιακής συνέχειας και η ενσωμάτωση των στόχων της ESG (Περιβάλλον, Κοινωνία και Διακυβέρνηση)», εξηγεί ο κ. Newton. 

Εάν όλα πάνε σύμφωνα με το πρόγραμμα, οι μεγαλύτερες φιλοδοξίες του New Work Model θα πρέπει να έχουν τεθεί σε ισχύ μέχρι το τέλος του έτους. Κάποιοι άλλοι στόχοι θα υλοποιηθούν το επόμενο έτος.

Η βασική ομάδα εργασίας του κ. Newton έχει οκτώ εκπροσώπους από διάφορους τομείς που αφορούν μεταξύ άλλων, την τεχνολογία, τη χρηματοδότηση και διαχείριση κινδύνων, τους ανθρώπινους πόρους, ακόμη και το περιβαλλοντικό γραφείο του ομίλου. 

Ωστόσο όλες ιδέες ξεκινούν με κάποια προβλήματα. 

Μεταξύ των μειονεκτημάτων της εξ αποστάσεως εργασίας, η μειωμένη συνεργασία αποτελεί μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις. Μια λύση, σύμφωνα με τον κ. Spiegel, είναι τα διαδραστικά εργαλεία. 

«Συνειδητοποιήσαμε ότι χρειαζόμαστε περισσότερα διαδραστικά εργαλεία για την καλύτερη υποστήριξη των ψηφιακών συναντήσεων. Φυσικά, έχουμε τα βασικά εργαλεία συνεργασίας, όπως τηλεδιάσκεψη, συνομιλία, email κ.λπ. Αλλά τα διαδραστικά εργαλεία θα μπορούσαν να βελτιώσουν τη συνεργασία σε μεγάλο βαθμό», σημειώνει αναφέροντας ως παράδειγμα τη δημιουργία ενός καναλιού ανάδρασης. «Προς το παρόν, είναι δύσκολο για το κοινό να κάνει ερωτήσεις ή για τον παρουσιαστή να έχει μια αίσθηση της γενικής διάθεσης του κοινού. Θα θέλαμε να αντιμετωπίσουμε αυτό το πρόβλημα». 

Άλλο ένα πρόβλημα είναι το brainstorming, δηλαδή ο καταιγισμός ιδεών, μια πράξη που είναι δεν είναι εύκολη στο ψηφιακό περιβάλλον. «Σε ένα γραφείο, μπορεί κάποιος εύκολα να πάει σε έναν πίνακα και να καταγράψει τις απόψεις που ακούγονται κατά την ανταλλαγή ιδεών. Στον ψηφιακό όμως αυτό είναι δύσκολο. Αν και θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όμως δεν μπορούν όλοι να το χρησιμοποιήσουν ταυτόχρονα. Επομένως, αναζητούμε εργαλεία που θα υποστηρίζουν την ευέλικτη συνεργασία, την ανταλλαγή ιδεών και συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που έχουν οι δια ζώσης συναντήσεις», υπογραμμίζει ο κ. Spiegel. 

Η εκπαίδευση των ατόμων στη χρήση διαδικτυακών εργαλείων είναι επιτακτική ανάγκη ώστε να διασφαλιστεί ότι τα εργαλεία θα χρησιμοποιούνται άριστα. Σε αντίθεση με ένα γραφείο, όπου υπάρχει «τουλάχιστον ένας συνάδελφος που έχει όλες τις απαντήσεις», στο σπίτι ο εργαζόμενος είναι μόνος. «Η εκπαίδευση είναι απαραίτητη για να αξιοποιήσουν οι εργαζόμενοι στο έπακρο τα εργαλεία παραγωγικότητας. Δεν έχει κανένα νόημα εισαγάγουμε νέα εργαλεία χωρίς να δείξουμε στους υπαλλήλους πώς να τα χρησιμοποιήσουν». 

Ένα ισχυρό σύστημα υποστήριξης και αρωγής χρηστών με αυτοεξυπηρέτηση διευκολύνει περαιτέρω τη μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία, προσθέτει ο κ. Spiegel. 

Επί του παρόντος, η Allianz έχει ορίσει ένα σύνολο ψηφιακών εργαλείων, παρέχοντας σαφήνεια σχετικά με τα βασικά εργαλεία παραγωγικότητας, συνεργασίας και επικοινωνίας που θα χρησιμοποιηθούν για διαφορετικές περιπτώσεις και σενάρια. «Αυτά τα εργαλεία έχουν ήδη κυκλοφορήσει στην παγκόσμια βάση χρηστών μας. Θα προσφέρουμε ένα κοινό επίπεδο για όλους και θα εξετάσουμε άλλες συγκεκριμένες ανάγκες στο μέλλον», λέει. 

Γενικά υπάρχει η αντίληψη ότι οι άνθρωποι που εργάζονται με τηλεργασία συνήθως δουλεύουν χαλαροί σε κάποια παραλία ή σε κάποιο βουνό. Η πραγματικότητα, ωστόσο, είναι διαφορετική. 

Ενώ η εργασία από το σπίτι είναι βολική, απαιτεί προσεκτική εξέταση διαφόρων θεμάτων, εκ των οποίων τα περισσότερα είναι η προστασία της ιδιωτικής ζωής και της ασφάλειας. «Ορισμένες εργασίες μπορούν να γίνουν ενώ κάθεστε στην κουζίνα με την οικογένειά σας. Αλλά όταν χειρίζεστε δεδομένα πελατών ή εργάζεστε πάνω σε εμπιστευτικά θέματα, χρειάζεστε έναν ειδικό και ασφαλή χώρο εργασίας», επισημαίνει ο κ. Spiegel. 

Εκτός από το υλικό και το λογισμικό, οι εργαζόμενοι χρειάζονται το σωστό είδος επίπλων. «Τα περισσότερα γραφεία διαθέτουν εργονομικά έπιπλα, αλλά τα σπίτια είναι σπάνια εξοπλισμένα με έπιπλα που επιτρέπουν την πολύωρη ενασχόληση με τον υπολογιστή». Επιπλέον, τα κόστη του σπιτιού συνήθως αυξάνονται για τους υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως. Πολλές χώρες έχουν αυστηρούς κανόνες όσο αφορά την εργασία από το σπίτι. 

Σύμφωνα με τον κ. Spiegel, ο εταιρικός κόσμος θα πρέπει να αντιμετωπίσει αυτές τις πτυχές πριν η ιδέα γίνει ο κανόνας. «Ποια προσέγγιση είναι δίκαιη και δεν θα επιβαρύνει τον εργαζόμενο; Όλοι θα πρέπει να εξετάσουμε αυτό το θέμα. Εάν ένας υπάλληλος δεν έχει ειδικό χώρο στο σπίτι, μπορεί να εργαστεί από το σπίτι; Αυτό εξαρτάται από τα καθήκοντα και το ρόλο του υπαλλήλου». 

Μια αποτελεσματική απομακρυσμένη εγκατάσταση δεν αποτελεί απλώς ευκολία για το εργατικό δυναμικό. Μπορεί επίσης να επιτρέψει στις εταιρίες να λειτουργούν κανονικά σε περίπτωση που δημιουργηθεί πρόβλημα από γεγονότα όπως οι φυσικές καταστροφές. «Τι συμβαίνει όταν ένα κέντρο δεδομένων σταματά να λειτουργεί λόγω φυσικής καταστροφής ή διακοπής ρεύματος; Νωρίτερα, αυτά τα σενάρια ήταν πιο θεωρητικά, αλλά τώρα έχουν γίνει ρεαλιστικά. Γι 'αυτό κάνουμε περισσότερους σχεδιασμούς και προετοιμασίες για θεωρητικά σενάρια», σημειώνει. 

Εκτός από την ευελιξία, η τηλεργασία μπορεί να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στην επίλυση ορισμένων προβλημάτων της σύγχρονης εποχής. Με την εξάλειψη της καθημερινής μετακίνησης για έναν τεράστιο μέρος του πληθυσμού, θα μειωθούν τα συνολικά ίχνη άνθρακα του πλανήτη. Επιπλέον, σε μεγάλες πόλεις με μεγάλη κυκλοφοριακή συμφόρηση και ρύπανση, η λιγότερη κυκλοφορία θα συμβάλλει στον καθαρισμό του αέρα και των δρόμων. 

Επιπλέον, η ευέλικτη εργασία θα επιτρέψει σε ορισμένους ανθρώπους - όπως στους γονείς μικρών παιδιών, στους φροντιστές ατόμων με προβλήματα υγείας ή με περιορισμένη κινητικότητα, για παράδειγμα - να εργάζονται παράλληλα με τις υποχρεώσεις τους. 

«Το σπίτι είναι όπου είναι η καρδιά μας», τονίζει η Allianz και προσθέτει «με την πάροδο του χρόνου, θα είναι επίσης, εκεί που είναι και η καριέρα μας».

Πηγή: allianz.com